Сравнение документов посредством ScanDifFinder SDK: технологии от ABBYY

Сверить большой объем документов может занять довольно много времени, однако программа для сравнения документов значительно упрощает данную задачу, сокращая время, затрачиваемое на сравнение документов вручную.

Внедрение функционала сравнения документов в имеющуюся корпоративную систему, позволяет сотрудникам сохранять привычные инструменты работы, а значит не нужно тратить время на дополнительное обучение.

Если речь идет о различных типах документов (договоры, акты, прайс-листы и т.д.), представленных в разных форматах (doc, rtf, txt, jpg и т.д.), то не стоит переживать - некоторые программы для сравнения документов могут обрабатывать почти все из них.

Перед покупкой программы для обработки информационных систем стоит обратиться только к проверенным компаниям с успехами в этой области.

Сравнение документов через автоматизированные программные средства значительно ускоряет процесс и позволяет сократить процент ошибок, которые нередко делает человеческий фактор. Эти процессы могут значительно затягивать обработку и ввод данных, что в конечном итоге приводит к финансовым потерям.

ABBYY, один из ведущих разработчиков решений в области интеллектуального управления информацией, предоставляет технологию сравнения документов, которая значительно улучшает эффективность работы бизнеса.

Сравнение документов: возможности искусственного интеллекта

В своей работе, офисные сотрудники периодически сталкиваются с необходимостью сравнения документов. В соответствии с исследованием, проведенным ABBYY, 19% сотрудников постоянно выполняют эту задачу, а 40% - время от времени. Чаще всего данная задача возникает у сотрудников отделов договорных отношений, бухгалтерии, финансов, юридических подразделений, персонала, административных работников и секретарей.

Кроме того, необходимость сравнения данных возникает и когда сравнивают различные форматы документов. Результаты исследования показали, что наиболее часто сравниваются:

• Бумажный документ с электронной копией (78%);
• Разные версии документа в текстовом формате (61%);
• Документ MS Office с PDF-файлом (55%);
• Электронный документ со скан-изображением (37%).

Если учесть, что обычный договор может быть нескольких страниц, объем работ может быть весьма значительным. Сверку документов byстрочно вручную требует колоссального количества времени и сосредоточения. Даже самый внимательный сотрудник возможно допустит ошибки, последствия которых могут стать фатальными для бизнеса. Кроме того, сроки обработки документов обычно очень сжаты, что не оставляет возможности на тщательный анализ документов.

Примером того, что могут стоить ошибки при работе с документами, может служить судебное дело, произошедшее в 2013 году с сотрудниками банка. Заемщик самостоятельно изменил условия договора в свою пользу, и, поскольку сотрудники банка невнимательно прочли документ, была подписана некорректная версия. В итоге, заемщик обратился в суд и потребовал компенсации в размере 24 млн. рублей.

Очевидным решением данной проблемы является внедрение автоматизированных систем обработки документов. Такие системы могут решить несколько задач:

• Осуществлять сравнение документов в кратчайшие сроки;
• Повысить качество обработки;
• Ускорить обслуживание клиентов и увеличить лояльность.

Существуют различные технические средства обработки документов, которые могут быть доступны офисным работникам. Одним из таких средств являются встроенные инструменты MS Office, но они могут быть не очень удобны в использовании. В этом случае на помощь приходят технологии искусственного интеллекта, созданные ABBYY.

Инструментальный пакет ScanDifFinder SDK является идеальным решением для сравнения документов. Он основан на технологии оптического распознавания символов (OCR) и мгновенно находит все значимые несоответствия в содержании двух версий документа, будь то договор, акт, обновленный прайс-лист и т.д.

ScanDifFinder SDK позволяет сравнить бумажный документ с цифровой копией или выявить несоответствия между двумя электронными версиями. Технология работает с разнообразными текстовыми и графическими форматами, такими, как: .doc (.docx), .xls (.xlsx), .odt (.ods, .odp), .rtf, .txt, .html, .pdf, .jpg, .png, .gif и .bmp.

ScanDifFinder SDK позволяет находить значимые изменения (удаление, добавление, редактирование текста, числовых данных), игнорирует форматирование и подсвечивает различия между 2 документами на специальной панели. Результаты проверки можно сохранить в MS Word или PDF-формате.

Самое лучшее решение для сотрудников офисов является использование технологии ScanDifFinder SDK. Программа удобна в использовании и не требует специальных знаний для работы с ней. Сравниваемые документы можно загрузить в программу и подождать несколько минут, пока система выполнит необходимые проверки. В конечном счете это значительно упрощает работу и минимизирует количество ошибок.

Инструментарий ScanDifFinder SDK от компании ABBYY позволяет создателям программного обеспечения интегрировать технологии обработки документов в любые информационные системы. Многие компании уже используют решение от ABBYY, принимая во внимание его преимущества. Ниже будут рассмотрены наиболее убедительные примеры процессов в бизнесе, где ScanDifFinder SDK помогает оптимизировать процессы сравнения документов.

Один из успешных случаев интеграции ScanDifFinder SDK - проект с компанией "Базовый элемент". Одна из компаний, которая входит в эту группу - "Базэл Аэро". Данная компания управляет аэропортами Краснодарского края. Юридическая служба этой компании обрабатывает более 80 договоров в неделю. Для того чтобы избежать риска подписания неверной версии договора, необходимо сверять каждую подписанную бумажную копию с утвержденным электронным образцом. Это отнимает много времени и требует повышенного внимания.

Однако благодаря ScanDifFinder SDK юридические работники "Базэл Аэро" теперь могут быстро и эффективно сравнивать документы, избегая потенциальных ошибок и экономя время.

В другом случае, в 2016 году компания "Логика бизнеса", занимающаяся разработкой программного обеспечения для управления корпоративным контентом и создатель "Логики СЭД", совместно с ABBYY начала разработку нового продукта "Сравнение документов" в составе приложения "Логика СЭД". Эта электронная система обработки документов считается одним из лидеров в сегменте ECM-решений.

Решение, основанное на технологии ScanDifFinder SDK, предназначено для автоматической сверки оригиналов и копий договоров, счетов-фактур и других документов во всех комбинациях поддерживаемых текстовых и графических форматов.

Этот модуль поддерживает два режима работы: с ожиданием результата и с запросом уведомления. Пользователь может выбрать наиболее удобный для него режим. Результат проверки содержит список найденных изменений с указанием страниц. Пользователь может перемещаться между ними.

ScanDifFinder SDK помогает сотрудникам экономить время, затрачиваемое на сравнение копий документов с оригиналами. Программа быстро и точно находит все изменения, сводя к минимуму риск подписания некорректных версий. Технология легко интегрируется в любые системы электронного документооборота, благодаря чему компании получают удобный инструмент управления корпоративной информацией.

Фото: freepik.com